Konsult IT Knowledge Manager

Deadline: 27/4

Start - slut + option: 2026-05-04 - 2026-09-30 + option 3 mån

Stationeringsort: Halmstad, på plats

Omfattning: 100% i maj och 50% i september

Uppdragsbeskrivning

Halmstads kommun, genom IT-service, genomför en DIS av konsultstöd inom knowledge management och dokumentationsstyrning. Det innefattar även god förståelse för ITIL-processer, förvaltningsmodeller och samverkan mellan verksamhet och IT. Uppdraget syftar till att etablera ett gemensamt, hållbart och enhetligt arbetssätt för dokumentation och knowledge management för både IT-service och HR-service.

Syftet med uppdraget är att etablera ett gemensamt och hållbart arbetssätt för dokumentation och knowledge management som stödjer både implementation och förvaltning. Arbetssättet ska vara enhetligt mellan IT-service och HR-service, minska personberoende och dubbelarbete samt säkerställa att dokumentationen är aktuell, användbar och långsiktigt hållbar.

Dokumentationen ska vara strukturerad och sökbar, med stöd för AI-baserad användning, samt anpassas för olika målgrupper, exempelvis teknisk dokumentation och användarnära stödmaterial.

Arbetet ska utgå från etablerade principer inom ITIL och best practice för knowledge management.

I uppdraget ingår även att utbilda och stödja organisationen i det framtagna arbetssättet för att säkerställa praktisk tillämpning och långsiktig förankring.

Uppdraget genomförs i nära samverkan med verksamheten och med stöd av två projektledare.

Uppdraget omfattar i huvudsak att:

kartlägga nuläge och identifiera förbättringsområden

ta fram förslag på struktur, metodik och övergripande arbetssätt

definiera principer för dokumentation, inklusive ansvar och roller

stödja etablering och tillämpning av arbetssättet i organisationen

vid behov stödja strukturering av dokumentation i befintliga verktyg (t.ex. ServiceNow)

Arbetet ska resultera i ett förankrat och praktiskt tillämpbart arbetssätt.

Arbetet ska ske på plats I Kunden (Torsgatan1) nära verksamheten och bedrivas med ett agilt arbetssätt och regelbundna avstämningar.

För anbudsgivare som vill offerera fler än en konsult krävs ett separat anbud per konsult.

Uppdraget är uppdelat i två huvudfaser enligt nedan:

Fas 1 (Genomförande): Omfattar heltidstjänstgöring (100%) under maj månad.

Önskat startdatum är 2026-05-04.

Fas 2 (Uppföljning):Omfattar deltidstjänstgöring (ca 50 %) uppföljning av projektet under september månad.

Det finns även en möjlighet till förlängning av uppdraget med upp till tre månader utöver de initiala faserna, om behov uppstår.

Skallkrav

Kompetensnivå 3 (4-8 år)

Uppdraget ska genomförs av en konsult med dokumenterad erfarenhet av knowledge management och dokumentationsstyrning i större organisationer.

Konsulten ska ha erfarenhet av att etablera arbetssätt, metodik och strukturer samt god förståelse för ITIL, förvaltningsmodeller och samverkan mellan verksamhet och IT.

Konsulten ska kunna redovisa erfarenhet från liknande uppdrag och bidra med best practice.

Vidare ska konsulten ha förmåga att arbeta verksamhetsnära, driva förändringsarbete och skapa förankring i organisationen.

Konsulten ska uttrycka sig väl på svenska i både tal och skrift.

Börkrav

Har ITIL® 4 Foundation

ServiceNow Certified System Administrator (CSA)

ServiceNow Certified Implementation Specialist – Knowledge Management (CIS-KM)

Knowledge-Centered Service (KCS) v6 Practices Certification

Referenskrav

Anbudsgivaren ska bifoga beskrivning av minst tre specifikt utförda referensuppdrag inom knowledge management,

moderna arbetssätt, AI-stöd och verktyg som ServiceNow för offererad konsult.

Referensuppdragen ska ha genomförts under de senaste tre åren från sista anbudsdag.

Anbudsgivaren ska beskriva av referensuppdragen nedan,beskrivningen ska innehålla följande uppgifter, per uppdrag:

Namn på uppdragsgivaren.

Referensperson hos uppdragsgivaren med namn, telefonnummer och e-postadress.

Tidsuppgift ang. när uppdraget genomfördes.

Uppdragets förutsättningar, det vill säga mål, syfte, antal timmar och budgetramar.

Uppdragets omfattning och målgrupp.

Har det under uppdragets gång förekommit justeringar i uppdragsbeskrivningen ska anbudsgivaren redogöra för vilka justeringar som gjorts inkl. om justeringar gjorts avseende antal timmar och slutpris, samt motivera varför dessa justeringar varit nödvändiga.

Återkom till oss senast 27/4 med nedan:

• CV på svenska där det tydligt framgår hur respektive krav uppfylls
• Timpris
• Tillgänglighet
• Om UK, bolags- och kontaktuppgifter

Tack på förhand!