Kravställare - Statens institutionsstyrelse - 2.2‐6284‐2025

ROLL: Kravställare

Startdatum: 2025-09-22

Slutdatum: 2026-09-22

OPTION: Finns möjlighet.

STATIONERINGSORT: På plats vid SiS huvudkontor, på Svetsarvägen 10 i Solna. Distansarbete kan komma att godkännas i förekommande fall efter dialog med SiS. Arbetstiden kan, efter överenskommelse med SiS, förläggas till halvdagar (helgfria dagar, mån‐fre mellan kl. 08.00‐12.00) eller t.ex. två och en halv (2,5) hela arbetsdagar (helgfria dagar, mån‐fre mellan kl. 08.00‐17.00).

OMFATTNING: 50%

BESKRIVNING:

I uppdraget ingår att ta ett helhetsansvar för kravställningen vid upphandlingen av ett nytt e‐handelssystem. Detta innebär att behövliga behovs‐ och marknadsanalyser ska genomföras under kravställarens ledning, samtliga krav på varan/tjänsten ska tas fram och formuleras skriftligen av kravställaren (t.ex. utförliga formuleringar av leverantörs‐ och mottagartester, implementering, överlämning, ev. utbildningsinsatser för SiS personal m.m). Den kravställare som nu avropas ska självständigt kunna driva och slutföra hela kravställningsarbetet, genom att nyttja sin egen erfarenhet och kunskap på området, hämta data från leverantörer, samt genom att inhämta information från medarbetare inom SiS om myndighetsspecifika önskemål m.m. Kravställaren ska som en del i behovsanalysen utreda om fakturasystem ska vara en del av e‐handelssystemet och anpassa kravställningen därefter.

I upphandlingsprojektet för e‐handelssystemet kommer framförallt deltagare från sektionen för inköp och upphandling, sektionen för ekonomi samt avdelningen för IT och digitalisering att delta, men även representanter från rättsavdelningen för frågor kopplade till dataskydd och informationssäkerhet.

En ansvarig upphandlare kommer att tillsättas av SiS via interna resurser, som den kravställare som nu avropas kommer att ha ett tätt samarbete med. Kravställaren ska löpande rapportera status för pågående arbete till ansvarig upphandlare, till funktionsansvarig för löpande upphandlingsarbete samt till berörda sektionschefer. Kravställaren ansvarar för att sammankalla behövliga resurser till de möten som behöver hållas för att kravställningsarbetet ska fortskrida i enlighet med den av ansvarig upphandlare uppsatta tidplanen.

Vidare ansvarar kravställaren för att dokumentera samtliga möten och all kravställning i det format som ansvarig upphandlare anvisar, samt för att sköta övrig administration kopplad till kravställning och behovs‐ och marknadsanalyser (sammankalla till möten, upprätta dagordningar och protokoll m.m.). Kravställaren ansvarar också för att till SiS personal överlämna och redogöra för all dokumentation som enligt lag behöver diarieföras i upphandlingen.

Kravställningsarbetet ska leda till att SiS kan underteckna ett avtal med en vinnande leverantör rörande ett fullgott e‐handelssystem, där de krav som ställts är väl förankrade med relevant personal vid SiS, och utgår ifrån myndighetens behov och med beaktande av marknadens aktuella förutsättningar.

Kravställaren åtar sig att följa den tidplan som ställs upp tillsammans med ansvarig upphandlare.

SKA-KRAV:

Det ska tydligt framgå i kandidatens CV hur kandidaten uppfyller ställda krav på kompetens och erfarenhet

1. Kravställaren ska ha minst tre års erfarenhet av kravställning vid upphandling av IT‐system, och ska självständigt ha ansvarat för att kravställa vid åtminstone en (1) upphandling av e‐handelssystem inom offentlig sektor. Erfarenheten ska ha erhållits de senaste fem (5) åren, räknat från publiceringsdatum för detta avrop.

2. Kravställaren ska ha erfarenhet av att sammanhålla implementeringsarbetet vid införande av åtminstone ett (1) e‐handelssystem eller likvärdig systemlösning i en organisation jämförbar med SiS. Erfarenheten ska ha införskaffats de senaste tre (3) åren räknat från publiceringsdatum för detta avrop

3. Kravställaren ska ha god kunskap om inköp, logistik och fakturering, så att SiS behov och intressen kan tas tillvara i upphandlingen, och så att en relevant dialog kan hållas med berörda medarbetare vid sektionen för inköp och upphandling resp. sektionen för ekonomi under hela arbetets gång.

4. Kravställaren ska ha god kunskap om processen för offentlig upphandling.

5. Referenser från två (2) av kandidatens tidigare uppdragsgivare ska lämnas, varav minst ett (1) ska vara genomfört åt offentlig sektor. Referenser ska redovisas genom en kort redogörelse för uppdraget samt kontaktuppgifter till uppdragsgivaren. Referenten ska vara vidtalad samt tillgänglig och bokningsbar (det vill säga SiS ska kunna boka in tid med referenten) från sista dag för anbudets inlämnande och en månad framåt.

BÖR-KRAV:

Det ska tydligt framgå i kandidatens CV hur kandidaten uppfyller ställda krav på kompetens och erfarenhet. Detta gäller även eventuellt uppfyllda mervärdeskrav.

1. Kravställaren har minst tre års erfarenhet av kravställning vid upphandling av IT‐ system, och har självständigt ansvarat för att kravställa vid åtminstone två (2) upphandlingar av e‐handelssystem varav minst en (1) inom offentlig sektor. Erfarenheten ska ha erhållits de senaste fem (5) åren, räknad från datum för detta avrop (Mervärdespoäng: 25).

2. Kravställaren har minst tre års erfarenhet av kravställning vid upphandling av IT‐ system, och har självständigt ansvarat för att kravställa vid åtminstone tre (3) upphandlingar av e‐handelssystem varav minst en (1) inom offentlig sektor. Erfarenheten ska ha erhållits de senaste fem (5) åren, räknad från datum för detta avrop (Mervärdespoäng: 25).

3. Kravställaren har självständigt sammanhålla implementeringsarbetet vid införande av fler än ett (1) e‐handelssystem eller likvärdig systemlösning i en organisation jämförbar med SiS. Erfarenheten ska ha införskaffats de senaste fem (5) åren räknat från publiceringsdatum för detta avrop (Mervärdespoäng: 25).