Konsult Samarbets- och kommunikationsverktyg till Räddningstjänsten Storgöteborg (nivå 5)

Räddningstjänsten Storgöteborg [RSG] söker en uppdragsansvarig konsult som kan stödja RSG i att införa ett nytt arbetssätt inom våra administrativa processer.

Svar till Fujitsu

• CV på svenska som styrker kompetensnivå 5

• Referensuppdrag som styrker övriga krav. Se bilagan Referensuppdrag.

• Timpris. Samtliga kostnader ska ingå i det offererade timpriset

Uppdrag

RSG behöver stöd i att strukturera upp arbetssätt och hitta lösningar för att göra det enkelt och tydligt för användarna att rätt information hamnar på rätt ställe. Det innefattar både hur dokument och filer skapas, lagras, arkiveras, bevaras, gallras och delas på korrekt sätt. Detta i förhållande till vårt ärendehanteringssystem Evolution och den gällande informationshanteringsplanen.

Projektet är pågående.

Arbetet är indelat i fem (5) steg:

i. Förstudie (genomförd)

ii. POC (genomförd)

iii. Pilot myndighetsavdelningen (pågående)

iv. Utredning arbetssätt för övrig operativ verksamhet

v. Införande

Till uppdraget behöver RSG en uppdragsansvarig konsult [Konsulten] som kan stödja RSG i att:

- RSG:s verksamhet består av både administrativ dagtidspersonal, och dygnet runt operativ personal. En stor utmaning är att nå bägge dessa grupper utifrån deras särskilda behov. Det handlar även mycket om att utveckla internkommunikationen efter de olika behoven.

- Analysera insamlade behov, insamla mer information om både nu- och börläge samt förankra dem på en övergripande nivå.

- Presentera och förankra beslutsförslag för val av produkter och användningsområden.

- Leverera en plan för strukturerat införande av arbetssätt och tillhörande produkter, inklusive behörighetshantering, migrering, förvaltning och livscykelhantering.

- Fortsätta införandet av nytt arbetssätt.

- Förändringsledning är en stor del av införandet.

- Utbildning och införandestöd till verksamheten

- Konsulten ska vara huvudprojektledare för uppdraget tillsammans med intern projektledare

Plats

Distansarbete är möjligt i viss utsträckning men konsulten måste kunna utföra delar av uppdraget på plats i verksamheten på adress Åvägen 2 Göteborg, Gårda brandstation.

Tid och omfattning

Projektet är redan i gång och Konsulten ska kunna starta uppdraget 2024-06-01. Det är av stort värde för RSG att så lite tid som möjligt läggs i uppstarten av uppdraget.

Planerad avtalsperiod är 2024-06-01 - 2026-12-31 eller till projektets slut.

Uppskattad omfattning under 2024 är ca 50% och minskande över tid. Konsulten kan, efter överenskommelse med RSG, vid behov nyttja ytterligare resurser för utförande av del av uppdrag.

Krav på kompetens

Kompetensnivå 5, enligt ramavtal. Bekräftas genom CV.

Övriga krav. Bekräftas genom referensuppdrag.

- Projektledare/ Verksamhetsutvecklare med erfarenhet av att arbeta i gränslandet mellan IT och övrig verksamhet samt att leda förstudier, projekt och andra utredningar där du ansvarar för att inhämta behov, facilitera möten samt föreslår och förankrar lösningar.

- Erfarenhet av att konsultera räddningstjänst och specifik kompetens i införande av gemensamma digitala arbetssätt och produkter för samarbete, kommunikation och dokumenthantering. Erfarenheten får inte vara äldre än tre (3) år.

- Hög kunskap om de krav som ställs på offentliga verksamheter gällande bland annat GDPR och molnlagring.

- Metodisk och strukturerad.

- God kommunikativ förmåga. Din erfarenhet visar också hur vi inte ska göra. Du har lätt att kommunicera på ”icke IT-språk”.

Villkor

Villkoren för uppdraget kommer att vara grundade på Fujitsus ramavtal med Göteborgs Stad avseende Konsulter IT Data C - Ledning och Styrning/Verksamhetsutveckling och Strategi

Leverantören är bunden av sitt anbud i 90 dagar efter sista anbudsdag. För det fall den förnyade konkurrensutsättningen blir föremål för överprövning är Leverantören bunden av anbudet fram till och med en månad efter den tid då eventuell överprövning avslutats genom lagakraftvunnen dom.